Um canvas simples de planejamento

Gabriela Tamura

Posted on 14 de outubro de 2015

O canvas de planejamento estratégico da WeGov

Há alguns anos, trabalhei como consultora de planejamento estratégico em instituições públicas. Durante a minha experiência, foi comum observar longos processos e penosas discussões sobre o planejamento. Depois de tudo, ainda tínhamos que enfrentar o principal desafio, que era colocar o planejamento em prática. Quanto mais complexo, mais difícil de executá-lo.
Eu, como boa capricorniana que sou, sempre adorei planejamentos, para mim eles são fundamentais para a vida. Sei que para algumas pessoas não é assim tão simples, então procurei fazer algo que pudesse ajudar a explicar algo normalmente complicado. Um canvas de planejamento que fosse fácil de entender e de simples executar.
Para simplificar nosso planejamento, criamos o Canvas Estratégico da WeGov (v1.0). Como sou muito “cartesiana”, pedi uma ajudinha ao Chamusca – nosso artista – para tornar o Canvas* realidade.
*O nome Canvas significa um quadro de fácil visualização.
Antes de conhecer o canvas, lembre-se que planejamento NÃO é somente:
Check list da semana/dia;
Aquela reunião com a alta administração no início da gestão ou do ano;
A placa de visão, missão e valores na entrada da repartição;
A frase bonita sem objetivos, iniciativas estratégicas, indicadores e metas definidos;
Matriz SWOT isolada;

A importância do Planejamento

Se você tem a sensação de que está sempre apagando incêndios, enxugando o gelo e andando em círculos, provavelmente sabe a importância que a execução de um planejamento bem formulado tem. Ele serve para indicar o caminho. Se sua instituição não segue nenhum planejamento, não significa que o seu setor não possa traçar o próprio rumo. Organize um (ou quantos forem necessários) dia de trabalho interno com a equipe e mãos à obra.
Garanto que isso economizará bastante seu tempo.

Metodologia

Já trabalhei com algumas metodologias: do planejamento estratégico tradicional ao Balanced Scorecard – BSC, e até outras formas mais recentes utilizadas para criação de empresas e materialização de ideias. Como nas oficinas que a gente facilita o planejamento é um dos pontos abordados não conseguimos trabalhar profundamente como se fosse uma oficina só de planejamento por isso optamos por um modelo resumido que nos dá apenas uma base para as iniciativas/projetos. O que você terá no Canvas Estratégico é algo para pendurar na parede, ver e revisar sempre que for necessário. Um “gatilho” para emergências que naturalmente irçao surgir.
Antes de preencher o Canvas sugerimos que faça um análise ambiental (Matriz SWOT) e defina a visão, missão e valores (caso ainda não possua). Muito mais do que frases bem escritas, estes conceitos devem representar a verdadeira essência da instituição.
Criamos três versões do Canvas: para a instituição como um todo, para área de comunicação e um em branco para você customizar conforme sua necessidade. #UseeAbuse
Canvas em Branco
Canvas Planejamento Estratégico
Canvas Comunicação (disponível em breve)
Abaixo, algumas perguntas que podem guiá-lo no processo de planejamento:

Canvas Geral

Financeiro: Quais aspectos financeiros devemos considerar para alcançarmos nossa visão?
Desenvolvimento Humano e Organizacional: Para alcançar nossa visão como sustentar a capacidade de aprender e inovar?
Processos internos: Quais são os processos críticos que devo otimizar para satisfazer os stakeholders da instituição?
Sociedade e Cidadão-usuário: O que preciso fazer para ser visto como desejo pela sociedade?
Visão: Direção desejada.
Objetivos: O que a estratégia define para ser alcançado em cada perspectiva
Projetos/ iniciativas estratégicas: O que deverá ser feito para facilitar o alcance do objetivo?

“Se você não sabe para onde quer ir, qualquer caminho serve.”
Lewis Carrol

Conforme mencionado anteriormente optamos em fazer um Canvas com a metodologia reduzida, mas é importante que cada objetivo tenha seus próprios indicadores e metas. Não deixe para depois essa atividade afinal só assim saberá se está conseguindo alcançar sua visão.

Indicadores e Metas

Indicadores: Como será medido e acompanhado o sucesso do alcance do objetivo. Os indicadores devem: ser claros; fáceis de obter; alinhados com visão e missão da organização; medir e controlar os resultados; ter a sua unidade de medida corretamente identificada (números absolutos – n.º, percentagens – taxas de crescimento, pesos -%, dias, horas, valores); ter um responsável designado; ligar os objetivos estratégicos com as metas alcançadas de longo prazo e os orçamentos anuais.
Meta: O nível de desempenho ou a taxa de melhoria necessários para alcançar o objetivo.

Dicas

Seja visual
Seja simples (O complexo eleva nosso desperdício de tempo e diminui a chance de mudarmos se necessário; perdemos de vista o que era necessário e focamos na metodologia e não na instituição; se a informação é simples a gente não precisa explicar muito);
Comunique (toda a equipe tem que se ver no planejamento)
Seja mutante: quem disse que temos que fazer o planejamento nos primeiros meses do ano e revisá-lo apenas no final do ano? Deixe seu Canvas visível e sempre que estiver em dúvida se inicia algum projeto novo dê uma olhada para ver se o projeto tem relação com algum objetivo que você traçou.