Entenda por que você deve dar importância a ela.
A Comunicação Interna é um processo importante, que permeia todas as esferas de uma organização, seja no setor público ou privado.
Porém, em muitas instituições – principalmente públicas – o foco principal ainda mantém-se apenas na comunicação com o público externo: cidadãos, imprensa e demais instituições. O reflexo disso, é que o diálogo com o público interno – no caso os servidores – permanece na lista de “coisas para melhorar quando for possível”.
Por consequência, a Comunicação Interna no setor público pode ser encarada em muitos casos como uma atividade complexa, que não é prioritária, ou até apresentada como um desafio à ser vencido.
Por que pensar em melhorar a Comunicação Interna no Setor Público?
Anualmente o estudo State of Sector, realizado pela GateHouse Consulting, mostra a profunda relação que a Comunicação Interna têm com engajamento dos funcionários, sua produtividade, e a entrega de resultados para as empresas.
Essa mesma lógica pode ser aplicada às organizações públicas, no sentido de que servidores mais engajados aos objetivos institucionais prestam um serviço de melhor qualidade aos cidadãos e, consequentemente, agregam mais valor à sociedade. Por isso, a Comunicação Interna no setor público torna-se imprescindível.
Além de aumentar o engajamento dos servidores para melhorar a qualidade dos serviços, uma boa Comunicação Interna no setor público ainda traz benefícios como:
- Melhorar o clima e fortalecer traços positivos de cultura organizacional;
- Alinhar e reforçar missão e valores da instituição;
- Manter viva a memória e a história da organização juntos aos servidores;
- Reconhecer e estimular bons comportamentos dos servidores aumentando sua motivação;
- Centralizar e disseminar informações relevantes ao dia a dia do servidor;
- Abrir espaço para incentivar a colaboração e inovação no setor público;
Os motivos listados acima são exemplos de como a Comunicação Interna pode influenciar positivamente o trabalho. Porém, independente da natureza (pública ou privada) e do porte (pequena, média ou grande), toda organização pode melhorar a sua Comunicação com os colaboradores, servidores e demais funcionários.
Pensando nisso, recentemente, escrevi para o blog Cultura Colaborativa um artigo contendo 101 dicas para construir uma Comunicação Interna eficiente (que você pode conferir aqui). Dentre elas, separei 5 que acredito serem principais para que a Comunicação Interna funcione bem principalmente na esfera pública.
5 Dicas para melhorar a Comunicação Interna no Setor público
#1 Tenha um Planejamento de Comunicação Interna
Muitas vezes a Comunicação Interna é acionada em organizações apenas em cenários onde uma crise interna está para se instalar, ou quando algumas conversas sobre determinado tema e rumores já estão começando a aparecer nos corredores – e esse tipo de ruído é prejudicial para qualquer instituição.
Por isso, é importante ter um Planejamento da Comunicação Interna e procurar mapear com o mínimo de antecedência quais assuntos estarão em pauta e precisarão ser comunicados internamente aos servidores.
Para criar esse planejamento, entenda profundamente os processos da instituição e seus serviços prestados, pense nas datas sazonais que precisam ser comunicadas, datas comemorativas pertinentes e coloque tudo em um calendário. Este controle ajudará a Comunicação Interna a ter mais organização e consistência.
#2 Envolva pessoas chaves na Comunicação Interna
Envolver pessoas chaves, lideranças e a alta diretoria na Comunicação Interna cria mais credibilidade das informações divulgadas junto aos servidores – o que aumenta também o engajamento.
Além disso, faz com que o trabalho torne-se menos oneroso em termos de mão de obra e tempo. Criar um Comitê ou dividir a responsabilidade entre departamentos podem ser boas opções, por exemplo.
Envolver pessoas chaves na Comunicação Interna do setor público também ajuda a enfatizar e contextualizar ao servidor o significado e a importância de suas atividades, decisões e comportamentos. (Com relação à este tema recomendo a leitura sobre nugdes postada aqui no blog).
#3 Pense nos canais de Comunicação Interna
O conteúdo da mensagem passada aos servidores deve ser uma preocupação essencial. Porém, os canais por onde esse conteúdo circula fazem toda a diferença no alcance e na retenção das informações. (Para ler mais artigos sobre a importância do alcance na Comunicação Interna, recomendo a leitura da edição nº22 da Revista digital Cultura Colaborativa, disponível aqui).
Mas, como identificar o melhor canal? Primeiro, você pode comprar prós e contras, se houver necessidade de escolher uma ferramenta para começar esse trabalho na organização. Ou, pode mapear os canais já existentes, por meio de uma matriz, para identificar qual é o mais efetivo na hora de falar com o público interno.
Pensar em ter um canal de Comunicação que, além de repassar informações para os servidores, permita que estes sejam ouvidos e deem sua opinião, também pode trazer muitos resultados positivos.
#4 Esteja atento às novidades na área
Estar atento à novas metodologias, ferramentas, e técnicas ajuda a área ou responsável pela Comunicação Interna a ficar próxima do público – além de contribuir para tornar o trabalho mais ágil e dinâmico. Por isso, trocar experiências, fazer benchmarks e estar atento à tendências também é importante.
Patricia Garcia, facilitadora na WeGov, já mencionou neste texto como o governo pode se apropriar de práticas mais digitais para a sua Comunicação, por exemplo.
#5 Mensure o que puder da Comunicação Interna
“Melhorar” a Comunicação pode ser algo vago se pensamos apenas em implementar ações ou ferramentas sem saber quais iniciativas, de fato, já são efetivas ou quais deixam à desejar.
Neste sentido, a definição de objetivos, indicadores e métricas para Comunicação Interna faz toda a diferença. Afinal, como melhorar algo se não sabemos o quanto está ruim e nem que objetivos e metas queremos atingir?
Os indicadores e métricas podem estar ligados diretamente aos canais utilizados (como número de visualizações e respostas à determinada informação) ou ao impacto que esta informação gerou (depois que campanha “a” foi feita tivemos resultado “x”, por exemplo).
Conclusão
A Comunicação Interna é um processo contínuo dentro das instituições e que, periodicamente, pede revisões, melhorias e ajustes. Espero que as dicas contidas neste post ajudem a sua organização a ter um maior engajamento dos servidores e uma troca de informações mais fluída.
Se você deseja se aprofundar ainda mais em Comunicação Interna e receber mais dicas, recomendo também realizar este diagnóstico online gratuito – ele leva menos de 5 minutos e pode te dar insights mais específicos.
Não deixe também de entrar em contato conosco para levar a nossa oficina Comunicação Interna para dentro da sua instituição!