Autor: Fábio França

Meu ouvido não é penico!

Fábio França
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Refletindo sobre a comunicação interna

Uma edição do jornal The New York Times tem mais informações do que uma pessoa recebia ao longo de toda a vida no século 17. Mais de 1.000 novos títulos de livros são editados por dia em todo o mundo. Existem mais de 3 bilhões de páginas disponíveis na Internet. Com o avanço da computação, especialistas calculam que produzimos mais informações na última década do que nos 5 mil anos anteriores. Há pesquisas que indicam que uma pessoa em cidade grande é exposta a 10.000 mensagens por dia…

Falar é fácil

Hoje, o desafio já não é mais falar. Isso ficou fácil. O avanço da tecnologia disponibilizou ferramentas baratas (muitas vezes gratuitas) e eficientes. É como ter megafones espalhados por toda organização. A qualquer momento, podemos disparar uma mensagem e ter a certeza que ela vai ser emitida em todos os cantos do ambiente organizacional. O problema é que o barulho é ensurdecedor e ninguém consegue te ouvir!
Com esse bombardeio de informações, como conseguir um pouquinho da atenção do nosso público interno??? Essa é a pergunta de um milhão de dólares e não vamos conseguir a resposta em um pequeno artigo de blog. Mas, podemos encontrar alguns caminhos. Vamos lá?

Direto ao ponto

Primeiro, a organização deve definir o que é, de fato, relevante. Quando tudo é importante, nada é importante. Precisamos ter clareza do que deve ser comunicado e segmentar nosso público interno. Falar para cada um apenas aquilo que ele precisa ouvir. Os servidores já recebem muitos estímulos, de todos os lados. Não vamos mandar mais lixo para eles. Eles precisam saber que, quando falamos, é importante e precisam parar para ouvir. Além disso, nossa mensagem tem que ser extremamente econômica, tem que ir direto ao ponto. Ninguém tem tempo a perder!

Empatia

Parece algo muito simples e básico. Mas, nas decisões de comunicação interna do dia a dia, esquecemos de nos colocar na posição do outro. Nosso conteúdo é relevante para o segmento de público-alvo da mensagem? É comum acharmos incrível e super importante o que queremos falar. Mas, é útil para quem vai ouvir?
O formato da mensagem tem chances de ganhar a atenção daquele grupo de pessoas? Seja sincero com você mesmo, faça a sua matriz de EXPECTATIVAS x REALIDADE! Nesse momento, precisamos conhecer muito bem o nosso público interno. E, existem muitas ferramentas para isso. Sugiro a leitura do artigo “Com quem você está falando”, do Alexandre Araújo, que fala sobre a identificação das personas da instituição.

O “timing” da coisa

Qual é o timing certo para comunicar? Muitas vezes, o tempo da organização é diferente do tempo dos seus servidores. Precisamos adequar isso de alguma forma no processo de comunicação. O servidor deve ter acesso rápido à informação que precisa, na hora em que precisa.
Quer um exemplo? Queremos divulgar o lançamento de um novo sistema de solicitação de férias. A equipe que desenvolveu está super animada e quer falar sobre todas as funcionalidades da ferramenta. Mas, o usuário só vai ter interesse na informação quando for tirar férias, certo? Então, o que fazer? Podemos lançar em um período de pico de solicitações e disponibilizar um guia rápido no próprio sistema. O importante é que a informação esteja disponível no momento adequado.

Quer ser ouvido? Ouça!

Essa é uma regra básica de comunicação, ainda mais em tempos de redes sociais. As pessoas não querem só ouvir. Lá fora, elas estão acostumadas a dar opinião o tempo todo. Então, por que seria diferente dentro da organização?
Dê espaço para os servidores se manifestarem. Tenha canais de comunicação interna ascendentes e horizontais. Estimule a colaboração! É muito mais fácil as pessoas se interessarem pelos processos de trabalho em que elas podem, de alguma forma, participar. Se os servidores tiverem o sentimento do “nóis qui feiz!”, você precisará de muito menos esforço para comunicar.

Oficina Comunicação Interna

As quatro variáveis apresentadas são importantes. Mas, existem muitos outros aspectos a serem considerados. Então, se você quer aprofundar a reflexão, a WeGov fará a 1ª Oficina de Comunicação Interna para o setor público, ministrada pelo Alexandre Araújo, em Florianópolis, nos dias 1 e 2 de dezembro. Venha participar e desenvolver o plano de comunicação interna da sua instituição!

Acesse aqui para saber mais

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Comunicação interna

Fábio França
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O novo profissional da área

O servidor público não recebe as informações adequadas para realizar seu trabalho. As áreas da organização enfrentam desafios parecidos, mas não compartilham soluções e boas práticas. Um profissional “chão de fábrica” tem ideias para resolver o problema do seu processo de trabalho, mas não consegue levar para “quem decide”. Os servidores não entendem a estratégia da organização, não estão engajados e se sentem desmotivados…

Problemas de comunicação

Problemas de comunicação? Não apenas, mas também. Problemas internos? Sem dúvida. E, de quem é essa bucha? Já ouviu aquela frase “a culpa é minha e coloco em quem eu quiser”?!
Nas organizações com uma área de comunicação interna estruturada, o foco das reclamações será lá. Não tem jeito, se prepare. Sua campanha pode ganhar o Festival de Cannes, mas não vai ser suficiente. Na verdade, nunca é mesmo. Ela é parte de um processo mais amplo. De outro lado, os profissionais de comunicação interna vão se defender e dizer que o problema é do chefe que não fala com sua equipe e do colega que não conversa com o outro da sala ao lado. Ou ainda: “Você reclama que não recebeu a informação, mas já leu o jornal interno hoje? Já procurou no portal???”
Esse é o jogo do empurra. E, adivinhem: ninguém resolve o problema! Não precisamos carregar a organização nas costas, mas podemos compartilhar a responsabilidade. Gosto de fazer uma comparação da nossa área com a gestão de pessoas para entender melhor nosso papel e nossos limites.

Pessoas e comunicação interna

A comunicação interna e a gestão de pessoas ocorrem independentes de uma área especializada. As pessoas conversam e compartilham informações. Os chefes gerenciam pessoas. Essas coisas acontecem a todo momento e em todas as partes da organização.
Então, qual é o papel dos profissionais especializados em gestão de pessoas? Eles desenvolvem, disponibilizam e acompanham o uso de ferramentas (avaliação de desempenho, alocação por competências, programa de reconhecimento, normativos sobre como proceder, …), que auxiliam o gestor na sua atuação do dia a dia.
O fato de existir uma ferramenta de avaliação de desempenho não tira a responsabilidade do gestor. Pactuar metas, acompanhar o desempenho, dar feedback e identificar necessidades de capacitação continuam na conta do chefe.

Caixa de ferramentas

Mas, uma boa ferramenta induz melhores resultados. E na comunicação interna? É a mesma coisa. Temos que abrir nossa caixa de ferramentas e ver como podemos ajudar. Isso nunca vai substituir o papel do líder. Também não vai eliminar a necessidade de as pessoas conversarem entre si. Mas, uma boa iniciativa de comunicação interna ajuda. Ah, se ajuda…!
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Precisa difundir uma informação importante? Seja criativo. Trabalhe um conceito bacana, desenvolva peças interessantes e articule todos os seus canais em uma bela campanha interna. Além das campanhas informativas, tente investir boa parte do seu esforço em campanhas de engajamento e motivação dos servidores.
Que tal pensar em uma rede social interna? Não estou falando apenas de tecnologia, mas de um novo modelo de comunicação interna, que permita a informação circular em todos os fluxos: de cima pra baixo, de baixo pra cima e para os lados.
As lideranças estão com dificuldades em se comunicar com os demais servidores? Pode ser uma boa oportunidade para propor uma agenda de reuniões estruturadas na sua organização. Reuniões online periódicas dos servidores com a presidência e principais líderes é uma forma de alinhar a estratégia da organização.
Crie um canal para envolver todos os servidores nos principais desafios da Casa. A velha caixa de sugestões pode ter formatos muito mais interessantes hoje em dia. Ajude o “chão de fábrica” levar sua ideia a “quem decide”.

O papel do profissional de comunicação interna

Esses são apenas alguns exemplos. O novo profissional de comunicação interna joga em várias posições e tem uma caixa de ferramentas bastante ampla.
Ele faz o bom e velho feijão com arroz. Tem um bom portal corporativo, edita um jornal interno interessante, usa e-mail, produz vídeos, realiza eventos, mas não para por aí. Ele sabe que precisa se lançar por novos mares. Já percebeu que precisa ir além, muito além, para conseguir dar uma resposta mais efetiva aos desafios da organização.
E você? Ainda pensa que comunicação interna é um tipo de comunicação menor e menos estratégica?