Refletindo sobre a comunicação interna
Uma edição do jornal The New York Times tem mais informações do que uma pessoa recebia ao longo de toda a vida no século 17. Mais de 1.000 novos títulos de livros são editados por dia em todo o mundo. Existem mais de 3 bilhões de páginas disponíveis na Internet. Com o avanço da computação, especialistas calculam que produzimos mais informações na última década do que nos 5 mil anos anteriores. Há pesquisas que indicam que uma pessoa em cidade grande é exposta a 10.000 mensagens por dia…
Falar é fácil
Hoje, o desafio já não é mais falar. Isso ficou fácil. O avanço da tecnologia disponibilizou ferramentas baratas (muitas vezes gratuitas) e eficientes. É como ter megafones espalhados por toda organização. A qualquer momento, podemos disparar uma mensagem e ter a certeza que ela vai ser emitida em todos os cantos do ambiente organizacional. O problema é que o barulho é ensurdecedor e ninguém consegue te ouvir!
Com esse bombardeio de informações, como conseguir um pouquinho da atenção do nosso público interno??? Essa é a pergunta de um milhão de dólares e não vamos conseguir a resposta em um pequeno artigo de blog. Mas, podemos encontrar alguns caminhos. Vamos lá?
Direto ao ponto
Primeiro, a organização deve definir o que é, de fato, relevante. Quando tudo é importante, nada é importante. Precisamos ter clareza do que deve ser comunicado e segmentar nosso público interno. Falar para cada um apenas aquilo que ele precisa ouvir. Os servidores já recebem muitos estímulos, de todos os lados. Não vamos mandar mais lixo para eles. Eles precisam saber que, quando falamos, é importante e precisam parar para ouvir. Além disso, nossa mensagem tem que ser extremamente econômica, tem que ir direto ao ponto. Ninguém tem tempo a perder!
Empatia
Parece algo muito simples e básico. Mas, nas decisões de comunicação interna do dia a dia, esquecemos de nos colocar na posição do outro. Nosso conteúdo é relevante para o segmento de público-alvo da mensagem? É comum acharmos incrível e super importante o que queremos falar. Mas, é útil para quem vai ouvir?
O formato da mensagem tem chances de ganhar a atenção daquele grupo de pessoas? Seja sincero com você mesmo, faça a sua matriz de EXPECTATIVAS x REALIDADE! Nesse momento, precisamos conhecer muito bem o nosso público interno. E, existem muitas ferramentas para isso. Sugiro a leitura do artigo “Com quem você está falando”, do Alexandre Araújo, que fala sobre a identificação das personas da instituição.
O “timing” da coisa
Qual é o timing certo para comunicar? Muitas vezes, o tempo da organização é diferente do tempo dos seus servidores. Precisamos adequar isso de alguma forma no processo de comunicação. O servidor deve ter acesso rápido à informação que precisa, na hora em que precisa.
Quer um exemplo? Queremos divulgar o lançamento de um novo sistema de solicitação de férias. A equipe que desenvolveu está super animada e quer falar sobre todas as funcionalidades da ferramenta. Mas, o usuário só vai ter interesse na informação quando for tirar férias, certo? Então, o que fazer? Podemos lançar em um período de pico de solicitações e disponibilizar um guia rápido no próprio sistema. O importante é que a informação esteja disponível no momento adequado.
Quer ser ouvido? Ouça!
Essa é uma regra básica de comunicação, ainda mais em tempos de redes sociais. As pessoas não querem só ouvir. Lá fora, elas estão acostumadas a dar opinião o tempo todo. Então, por que seria diferente dentro da organização?
Dê espaço para os servidores se manifestarem. Tenha canais de comunicação interna ascendentes e horizontais. Estimule a colaboração! É muito mais fácil as pessoas se interessarem pelos processos de trabalho em que elas podem, de alguma forma, participar. Se os servidores tiverem o sentimento do “nóis qui feiz!”, você precisará de muito menos esforço para comunicar.
Oficina Comunicação Interna
As quatro variáveis apresentadas são importantes. Mas, existem muitos outros aspectos a serem considerados. Então, se você quer aprofundar a reflexão, a WeGov fará a 1ª Oficina de Comunicação Interna para o setor público, ministrada pelo Alexandre Araújo, em Florianópolis, nos dias 1 e 2 de dezembro. Venha participar e desenvolver o plano de comunicação interna da sua instituição!
Acesse aqui para saber mais
