Gestão de custos na Administração Pública

Cristina Schwinden

Posted on 7 de agosto de 2015

Uma reflexão para os gestores públicos

Em época de crise, uns choram e outros vendem lenços.

A crise não bate na porta apenas do setor privado e das famílias. As organizações públicas sentem o reflexo imediato da crise que estamos passando neste momento no País. Por consequência óbvia, àqueles que vivem dos impostos, recolhem menos e o orçamento reduz. A diferença é que, ao contrário de uma empresa, que pode demitir funcionários, reduzir despesas e tomar medidas mais drásticas, as organizações públicas possuem poucas variáveis para mexer.
Ora, se um Município que arrecadou menos decide gastar menos, ele não poderá exonerar seus funcionários efetivos (caso queira, vai dar trabalho viu?); não poderá reduzir professores e médicos; não poderá reduzir a merenda; não poderá parar suas obras; não poderá reduzir sua coleta de lixo; enfim, uma série de serviços públicos que devem sem mantidos e não podem, de forma alguma, serem alterados. Aliado a isto, tem-se o aumento do custo de todos estes serviços, com reequilíbrios contratuais que ultrapassam 12% do contrato.
E aí você pergunta: como o gestor público vai agir nesta crise? Eu teria duas opções: 1) Fingir que nada está acontecendo e manter o município com o básico, prejudicando o cidadão e a imagem política da gestão; ou 2) ser criativo!

A criatividade aqui não diz respeito a mudar a cor do prédio ou pedir para os servidores trazerem papel higiênico de casa. Criatividade aqui quer dizer aplicar novos métodos, novos processos, novas ferramentas. Significa mudar o que vem sendo feito há décadas, por muitas vezes, sem questionamento algum do por quê.

Por experiência na área Municipal, posso afirmar que neste momento, apesar de várias empresas estarem em “desespero” para continuarem vivas, outras surgem para crescer na crise. Destaco, neste sentido, empresas de software que visam o incremento de arrecadação; empresas com produtos mais baratos, pois sabem que o pote de ouro (que muitos enxergam na Administração Pública) secou; empresas inovadoras ou frutos de startups, que podem usar as Prefeituras como vitrines para seus produtos.
Além das empresas “novas” que começam a aparecer (empresas de outros Estados que mudaram, inclusive, sua política de venda), o gestor precisa (e eu disse PRECISA, pois não tem escapatória) reduzir custos com as poucas variáveis que possui em mãos.

Uma dessas possibilidades é rever seus processos e identificar se os mesmos não estão gerando custos desnecessários. Cito, por experiência própria, que o gestor pode começar analisando os seguintes processos:

Análise dos Processos

Telefonia: tem controle de ligações? o contrato está adequado à demanda? existe outras opções mais baratas no mercado? as tarifas estão padronizadas e com valor correto?
Impressão: tem controle de impressões? tem política de redução de impressão, como ferramentas WEB de comunicação? tem monitoramento dos servidores que imprimem e o que imprimem? o contrato está adequado?
Compras: os processos licitatórios estão sendo eficientes? não é possível organizar todas as compras de materiais de expediente e limpeza em grandes licitações para ganhar em escala? a especificação das compras está adequada?
Frotas: há controle de frotas? há controle de abastecimento? há rastreamento nos veículos? há controle de viagens? há controle de rotas dos motoristas? há manutenção preventiva dos veículos?
Energia elétrica: há política de redução de consumo de energia? no inverno, os aparelhos de ar condicionado ficam ligados à toa? as luzes ficam apagadas fora do expediente? a luz natural não é utilizada nos ambientes?
Viagens e diárias: há controle de viagens e diárias? há uma análise criteriosa da necessidade de treinamentos e cursos solicitados pelas Secretarias?
Eu poderia escrever mais alguns tópicos, mas creio que estes já são suficientes para que o processo reflexivo seja iniciado na mente dos gestores. Sejamos criativos e focados no bem público. Se está difícil equilibrar nossas contas nos órgãos públicos, imaginem o cidadão que precisa equilibrar seus custos com necessidades básicas e ainda paga uma série de impostos altíssimos em tudo o que consome.

Gestão de custos não é opção; é respeito ao cidadão!