A árdua missão de implantar novas tecnologias no setor público
A presença da tecnologia no setor público é fato consumado. No entanto, a escolha do que implantar, para que, por quem e em quais processos, ainda não são questões bem analisadas e consideradas importantes pelos gestores.
O mercado de software está lotado de opções que prometem informatizar tudo, dar transparência à organização, resolver todos os problemas, enfim, são inúmeras promessas, com preços, muitas vezes, assustadores, que confundem os gestores e os levam a tomar decisões erradas.
Durante a faculdade, tive uma disciplina chamada “Planejamento de Sistemas de Informações” que era voltada ao setor público. Alguns anos depois, apropriei-me do que havia aprendido e utilizei na minha dissertação de mestrado. Isto, pois acredito que esta etapa, tão crucial para o sucesso de qualquer projeto em software, é praticamente ignorada no setor público.
E quando o planejamento não é uma etapa cumprida para a tomada de decisão quanto a que tecnologia adotar, é normal que se sigam as tendências dos outros órgãos públicos ou se deixem levar por um bom marketing de alguma das empresas que constantemente cercam os gestores públicos com suas ofertas revolucionárias.
E diante disso o que mais observo é que as soluções em software podem ser as mais simples ou até mesmo soluções já em uso pela Administração. Nem todos os problemas complexos exigem softwares complexos. Se a cultura do Planejamento de Sistemas “pegasse” nos órgãos públicos, teríamos economicidade e soluções que realmente fossem voltadas a resolver os desafios dos gestores e a melhoras os serviços ao cidadão.
A solução para Prefeitura de Palhoça
E como exemplo do que estou falando cito a implantação do memorando eletrônico na Prefeitura de Palhoça (o 1Doc da empresa Intelio). Tínhamos um problema sério de comunicação, além do descontrole no atendimento de demandas internas e um sistema de ouvidoria precário e nada transparente.
Devido ao fato de que sempre valorizei a fase de Planejamento, não fui induzida a procurar um super sistema robusto e caro que oferecesse mais do que eu, naquele momento, precisava. O sistema que implantei é absurdamente simples, e exatamente por ser assim, teve adesão imediata com resultados incríveis desde o primeiro dia de funcionamento.
Conselhos para implantação de Sistemas
Como gestora pública com – relativo – conhecimento da área tecnológica, aconselho que:
Definam o seu problema e o resumam em algo que possa ser resolvido (não adianta generalizar e dizer que meu problema é falta de transparência);
Foquem no que querem resolver, ou seja, não queiram mudar toda a estrutura, pois as vezes um problema resolvido é a porta para que os demais sigam o caminho;
Procurem (muito!) soluções no mercado e exemplos em organizações similares, para verificar se existe solução para o problema;
Criem o escopo da solução para embasar a licitação, sem direcionar, sem restringir e sem se deixar levar por papo de vendedor. Um bom Termo de Referência é aquele que foca na solução do problema e não no instrumental necessário. Caso seja necessário, inclua demonstração técnica em uma das etapas da licitação;
Por fim, implantem a solução com planejamento também. Tornem-se parceiros da empresa contratada e desenhem como será todo o processo de implantação. Se o software impactar em muitos processos e pessoas, criem uma comissão para a implantação, dividindo assim, o peso da responsabilidade de fazer tudo dar certo.
Conclusão
É provável que, mesmo após tudo isso, uma série de imprevistos ainda cause vários problemas na organização. Mas tenho certeza que as chances de desperdício de recurso e tempo são muito menores. Implantar novas tecnologias no setor público requer uma dose de paciência somada a muito planejamento!